Abrechnung für Heizkosten und Warmwasserkosten - was ist zu tun?

Die Abrechnung für Heizkosten und Warmwasser für Ihre Wohnung ist eingegangen. Hier lesen Sie was zu tun ist.

Heizkosten und Warmwasserkosten - Vereinbarung über warme Betriebskosten

Fast immer ist im Mietvertrag vereinbart, dass Mieter von Wohnungen im Mehrfamilienhaus einen gesonderen Betrag als Vorschuss für Heizung und (ggf.) zentrale Warmwasserbereitung, einen Heizkostenvorschuß zahlen. Der Vermieter muss dann jährlich über die erhaltenen Vorschüsse abrechnen.

• Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter vorliegen (Was ist, wenn sie später kommt? - siehe am Ende des Artikels).

Die formellen Anforderungen an eine Heizkostenabrechnung sind niedrig, nur selten ist eine Abrechnung formell unwirksam.

Heizkostenabrechnung ergibt Nachzahlung oder Guthaben

Die Abrechnung kann ein Guthaben ergeben. Auch dann sollte die Abrechnung geprüft werden. Die Auszahlung des vom Vermieter errechneten Guthabens kann man als Mieter immer verlangen.
Häufig steht aber eine Nachzahlung am Ende.

• Für eine Nachzahlung aus der Heizkostenabrechnung haben Mieter 30 Tage Zeit. Wenn diese Zeit nicht ausreicht, sollte der Vermieter um Zahlungsaufschub, Ratenzahlung gebeten werden.
  Auch ein Antrag beim JobCenter kommt in Frage, siehe unten.

Möglichst umgehend sollten Sie eine fachkundige Beratung in Anspruch nehmen.

Prüfung der Abrechnung über warme Betriebskosten

Die Heizkostenabrechnung sollte umgehend geprüft und auch mit der letzten Abrechnung verglichen werden, unter anderem:
- Sind die Vorauszahlungen korrekt angegeben?
- Stimmt die Gesamtwohnfläche (wie Vorjahr)?
- Stimmt die Wohnfläche der Wohnung (wie Vorjahr)?
- Bei welchen Positionen ist gegenüber dem Vorjahr eine Erhöhung eingetreten?
- Gibt es Positionen, bei denen Kostenanteile vielleicht unerlaubt enthalten sind?
- Falls Gas- oder Fernwärmeheizung: Ist die Dezemberhilfe 2022 abgezogen?

Einsicht in Belege zur Heizkostenabrechnung verlangen

Gibt es Auffälligkeiten, dann sollten Sie schriftlich Einsicht in die Belege verlangen.
Benennen Sie dabei die Positionen, die Sie auffällig finden und näher prüfen wollen.
Sie haben auch das Recht, die Vorlage der Verträge und der Zahlungsbelege zu verlangen.

• Schreiben Sie auch, dass Sie bis zur erfolgten Prüfung der Belege ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen. Damit ist dann die Nachzahlung erst einmal nicht zu leisten.
• Reagiert der Vermieter nicht auf Ihr Verlangen der Belegeinsicht, müssen Sie weiter aktiv werden!

Die Einsicht in die Belege sollte spätestens 11 Monate nach Erhalt der Abrechnung erfolgt sein, damit Sie noch innerhalb der Einwendungsfrist die Widerspruchsgründe formulieren können.

Prüfung der Heizkostenabrechnung anhand der Belege - Widerspruch

Der Vermieter muss Ihnen nur bei größerer Entferung Kopien senden. Nehmen Sie selbst Belegeinsicht, dann sollten Sie sorgfältig Notizen und Fotos machen.

Sobald die Belege vorliegen, muss geprüft werden, ob Kosten in der Abrechnung enthalten sind, die nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen.

• Legen Sie schriftlich Widerspruch ein gegen die Abrechnung und nennen Sie die Gründe für den Widerspruch.
  Wenn es Grundfehler gibt (z.B. falsche Flächen, falsche Vorauszahlungen, rechnerisch falsche Ergebnisse), dann benennen Sie diese Fehler (auch wenn schon im Vorjahr beanstandet).
  Argumentieren Sie ansonsten aus den Belegen (Z.B.: "In den Rechnungen der Firma X sind Kosten enthalten, die nicht von den Mietern zu tragen sind.").
• Ihr Widerspruch mit Ihren Einwänden muss spätestens 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung beim Vermieter sein (nachweisbar).

Heizkostenabrechnung - Vorauszahlungen werden geändert

Endet die Abrechnung mit einer Nachzahlung, dann verlangt der Vermieter meist auch, dass die monatliche Vorauszahlung erhöht wird.

• Die Heizkostenvorauszahlung gehört zur Miete - Nichtzahlung führt zu Mietrückständen.
  Es ist daher meist zu empfehlen, den erhöhten Vorschuss zu bezahlen, zumal der ja in der nächsten Abrechnung wieder gutgebracht wird.

Streit über Heizkostenabrechnung - Vermieter muss Richtigkeit beweisen

Sind Ihre Einwände berechtigt, muss der Vermieter eine korrigierte Heizkostenabrechnung erteilen. Sieht der Vermieter die Fehler nicht ein, dann kann er eine Klage auf Nachzahlung einreichen. Kommt es zu einem Prozess wegen der Heizkostenabrechnung, dann muss der Vermieter die Richtigkeit seiner Abrechnung nachweisen.

• Eine Kündigung des Mietvertrags mit dem Argument, Sie hätten die Nachzahlung nicht beglichen, ist nicht möglich, wenn Sie innerhalb der Zwölfmonatsfrist Einwendungen erhoben haben.

Nachzahlung aus Heizkostenabrechnung - Ãœbernahme beim JobCenter beantragen

Die Verpflichtung, eine hohe Nachzahlung zu leisten, kann für einen Haushalt eine wirtschaftliche Überforderung bedeuten.

• Auch Haushalte, die bisher keine Transferleistungen, also Zahlungen vom JobCenter, Bürgergeld, Grundsicherung, erhalten haben, können beim JobCenter einen Antrag auf Ãœbernahme der Nachzahlung aus der Heizkostenabrechnung stellen.
• Dafür müssen Sie beim JobCenter die komplette Abrechnung als Kopie einreichen, eine weitere Begründung ist erst mal nicht erforderlich. Zum Termin dann am besten gleich die komplette Abrechnung mitnehmen, und Belege über Ihr Einkommen.

Die Übernahme der Heizkostennachzahlung, die bis 31.12.2023 eingegangen ist, kann beantragt werden bis zum Ablauf des dritten Monats nach Fälligkeit der Nachzahlungsrechnung. Später eingehende Abrechnungen müssen innerhalb desselben Monats beim Amt vorgelegt werden.

Heizkostenabrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist eingegangen

Ist die Heizkostenabrechnung erst nach dem 31.12. - oder bei anderer Abrechnungsperiode nach dem Monatsletzten der Abrechnungsfrist - bei Ihnen im Briefkasten, dann kann der Vermieter eine Nachzahlung,  auch wenn sie ansonsten berechtigt wäre, nicht mehr verlangen.
Heizkostenabrechnung zu spät - Nachzahlung, Forderung nicht zahlen. 

• Ist die Abrechnung inhaltlich in Ordnung, dann muss aber eine mit der Abrechnung erhöhte Vorauszahlung künftig bezahlt werden.

Rechnet der Vermieter überhaupt nicht ab, können die weiteren Vorauszahlungen bis zu einem Jahr zurückbehalten werden, um ihn zur Abrechnung zu bewegen.

Pauschale für Heizung und Warmwasser - keine Nachzahlung, aber Erhöhung möglich

Ist keine Vorauszahlung, sondern ausnahmsweise eine Pauschale für die warmen Betriebskosten vereinbart, dann kann auch mit einer korrekten Abrechnung keine Nachzahlung verlangt werden.

Allerdings kann der Vermieter die monatliche Pauschale erhöhen, die dann ab dem nächsten Monat zu zahlen ist.