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Prüfung der Betriebskostenabrechnung - Originalbelege?
Mieter können für die Prüfung einer Betriebskostenabrechnung der Wohnung grundsätzlich die Einsicht in die Originalbelege der Abrechnungsunterlagen verlangen, Vermieter können aber auch für die Prüfung der Abrechnung vollständige digitale Belege zur Verfügung stellen.
Prüfung Betriebskostenabrechnung - Anspruch für Mieter auf Einsicht in die Originalbelege
Mieter haben das Recht auf Prüfung der Betriebskostenabrechnung, müssen für das Vorlegen der Originalbelege kein besonderes Interesse gegenüber dem Vermieter begründen, so der Bundesgerichtshof, Urteil v. 15.12.2021, Az. VIII ZR 66/20 :
Es besteht für Mieter der Anspruch auf Prüfung der Unterlagen der Betriebskostenabrechnung.
Betriebskostenabrechnung - Prüfung Verträge, Unterlagen.
- Vermietern ist es möglich, für die Prüfung der Abrechnung vollständige digitale Belege zur Verfügung zu stellen:
Betriebskostenabrechnung prüfen - digitale Belege.
Prüfung der Heizkostenabrechnung anhand der Originalunterlagen
Das Recht auf Prüfung der abgerechneten warmen Betriebskosten anhand der vorzulegenden Originalbelege bzw. digitaler Belege gilt auch für die Heizkostenabrechnung.
Prüfung Heizkostenabrechnung, Warmwasserkosten - Verträge
Kopien der Betriebskostenabrechnung ablehnen - Originalbelege für Prüfung verlangen
Legt der Vermieter oder die Hausverwaltung im Termin der Prüfung der Betriebskostenabrechnung nur Kopien vor, dann können Mieter dies möglicherweise ablehnen, die Originalbelege für die Prüfung verlangen.
Aber was ist, wenn der Vermieter die Originalunterlagen nicht vorlegen kann?
Prüfung der Betriebskostenabrechnung ist nur anhand von Kopien der Unterlagen möglich
Nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) kann in Betracht kommen, dass der Vermieter nur die Vorlage von Kopien der Abrechnung schuldet. Der Bundesgerichtshof führt aus: In Ausnahmefällen kann es möglich sein, dass Mieter sich für die Prüfung der Betriebskostenabrechnung mit Kopien zufriedengeben müssen, z.B. wenn die Originalunterlagen vernichtet sind, die Unterlagen nur als Scan vorliegen.
Prüfung der Betriebskostenabrechnung - Vermieter hat nur Kopien
Existieren die Originalunterlagen nicht mehr, dann kann der Vermieter diese auch nicht mehr vorlegen. In diesem Ausnahmefall kann der Vermieter nur noch Kopien aus den gescannten Unterlagen der Abrechnung erstellen.
- Auch wenn eine solche Ausnahme vorliegt: Die Kopien müssen immer vollständig die Originalunterlagen der Abrechnung wiedergeben.
Ob es sich im Einzelfall tatsächlich um eine Ausnahme handelt, die den Vermieter berechtigt, nur Kopien für die Prüfung der Betriebskostenabrechnung vorzulegen, wäre anhand der genauen Umstände des Einzelfalls zu überprüfen.
- Würde gerichtlich festgestellt, dass es sich nicht um eine Ausnahme handelt, die Vorlage von Kopien nicht zulässig ist, dann besteht für Mieter ein Zurückbehaltungsrecht gegenüber der aus einer Abrechnung geforderten Betriebskostennachzahlung, ebenso für eine Heizkostennachzahlung, solange bis die Originalbelege vorgelegt sind.
Prüfung der Betriebskostenbelege vor Ort wegen großer Entfernung nicht möglich
Ein anderer Ausnahmefall, in dem zunächst einmal die Vorlage von Kopien ausreicht, kann auch vorliegen, wenn Mieter eine weite Wegstrecke für die Prüfung der Unterlagen beim Vermieter oder Verwalter zurücklegen müssten, und deshalb der Vermieter Kopien übersendet.
Stoßen die Mieter anhand der Kopien auf Unstimmigkeiten, dann kommt in Betracht, doch noch eine Person am Sitz des Vermieters oder Verwaltersa mit der Einsichtnahme in die Originale zu beauftragen.
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