Betriebskostenabrechnung prüfen - digitale Belege

Vermieter sind berechtigt, die Belege über die Betriebskostenabrechnung der Wohnung für eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung Mietern digital zur Verfügung zu stellen..

Digitale Belege für die Prüfung der Betriebskostenabrechnung

Möchten Mieter ihre Betriebskostenabrechnung prüfen, dann müssen sie dafür fast immer Einsicht in die Belege der Abrechnung nehmen.
Widerspruch gegen Betriebskostenabrechnung der Wohnung. 

Das für Mieter bestehende Recht auf Belegeinsicht für die Prüfung einer Betriebskostenabrechnung ist seit dem 30.10.2024 eindeutig gesetzlich geregelt, § 556 Abs. 4 BGB.
Und das Gesetz ermöglicht es Vermietern, Mietern die Belege für eine Prüfung in digitaler Form zur Verfügung zu stellen, § 556 Abs. 4 Satz 2 BGB:

• Nach dem Gesetz sind Vermieter berechtigt, die Belege einer Betriebskostenabrechnung digital zur Verfügung zu stellen.
• Werden digitale Belege vorgelegt, dann wird damit das Einsichtsrecht der Mieter zur Prüfung der Betriebskosten erfüllt.
• Vermieter sind aber nicht verpflichtet, digitale Belege zur Verfügung zu stellen, sie können auch weiterhin nur die Vorlage der Papierbelege und Einsichtnahme vor Ort anbieten.

Digitale Belege zur Betriebskostenabrechnung per Mail oder über das Internet

Entscheiden sich Vermieter, die Belege der Betriebskostenabrechnung digital zur Verfügung zu stellen, dann erfolgt das entweder

• durch Ãœbersendung per Mail, wenn die Mieter ihre Mail-Adresse der Vermieterseite bekannt gegeben und - z.B. indem sie sich selbst per Mail an die Verwaltung gewandt haben - in eine Mail-Kommunikation eingewilligt haben;
  in diesem Fall können Mieter die als Mail-Anhang erhaltenen Belege auf ihrem Gerät abspeichern, und / oder die Mail nebst Anhang an ihre Berater oder Anwälte weiterleiten;
• oder dadurch, dass die Belege auf einer Webseite des Vermieters oder eines Abrechnungsunternehmens gespeichert sind, und den Mietern ein Zugangscode zu diesem Speicher mitgeteilt wird.
  Ob die dort abgelegten Dokumente dann gespeichert, oder nur auf der Webseite angesehen werden können, hängt von der verwendeten Technik ab.
  Es kann daher erforderlich sein, dass Mieter ihren Beratern oder Anwälten den Zugangscode übermitteln.

Betriebskosten prüfen - digitale Belege sollen die Prüfung vereinfachen

Für Mieter kann sich im Falle einer digitalen Vorlage der Belege die Einsichtnahme in die Belege und damit die Prüfung einer Betriebskostenabrechnung erleichtern.

Es muss dann kein Termin mehr mit dem Vermieter zur Einsicht in die Belege vereinbart werden, und elektronische Belege können auch einfach und schnell zur weiteren Prüfung an eine Mieterberatung oder einen Anwalt versendet werden.

• Mieter sind nicht verpflichtet, ihrem Vermieter ihre bzw. eine Mailadresse zu übermitteln, damit der die Betriebskostenbelege digital versenden kann.
  Aber meist ist es sinnvoll, dies nicht zu verweigern und damit die Prüfung der Belege und der berechneten Betriebskosten zu vereinfachen.
• Verfügen Mieter nicht über eine Mail-Adresse und/oder einen Internetanschluss, dann sollten Mieter dies der Verwaltung mitteilen.
  Es bleibt dann dabei, dass eine Einsicht in die (digitalen) Belege in aller Regel vor Ort, also bei der Verwaltung oder dem Vermieter erfolgen muss.
  Prüfung der Betriebskostenabrechnung anhand der Originalbelege. 

Digitale Belege der Betriebskostenabrechnung müssen vollständig sein 

Stellen Vermieter ihren Mietern alle erforderlichen Belege der Abrechnung vollständig digital bereit, dann ist damit das für Mieter bestehende Einsichtsrecht in die Unterlagen der Abrechnung erfüllt.

• Voraussetzung für die Prüfung der Betriebskostenabrechnung anhand von digitalen Belegen ist, dass diese vollständig die für die Prüfung der Betriebskosten erforderlichen Angaben enthalten.
  

Die Belege müssen auch in geordneter Weise zur Verfügung gestellt werden, z.B. getrennt nach Betriebskostenarten, und zur Prüfung der Abrechnung gehören auch Verträge und Zahlungsbelege.

Digitale Belege der Betriebskostenabrechnung sind unvollständig - Zurückbehaltungsrecht 

Digitale Belegsammlungen beruhen in der Regel auf den von der Verwaltung oder auch bei einem vom Vermieter beauftragten Abrechnungsunternehmen eingebuchten Rechnungen, Zahlungsbelegen, Kontoauszügen.

• Belege aus Bankkonten sind häufig nicht automatisch Bestandteil der digitalen Belegsammlung.
• Fehlen in der digitalen Belegsammlung Belege, die für die Prüfung der Abrechnung erforderlich sind, dann sollte das so schnell wie möglich beanstandet werden.

Für Mieter kann dann ein Zurückbehaltungsrecht bestehen, § 273 Abs. 1 BGB, bezüglich der Nachzahlung und auch für erhöhte Betriebskostenvorauszahlungen, bis die fehlenden Belege vorliegen.

• Sorgt der Vermieter dann für vollständige Unterlagen, dann besteht für die Nachzahlung von Betriebskosten oder für den Einbehalt von Betriebskostenvorauszahlungen kein Zurückbehaltungsrecht mehr für Mieter – Mieter müssen zurückbehaltene Beträge umgehend nachzahlen.