Zugang der Betriebskostenabrechnung für 2023 erst im Jahr 2025

Eine zu späte Abrechnung der Betriebskosten führt in der Regel dazu, dass berechnete Nachzahlungen für Betriebskosten von Mietern nicht mehr zu zahlen sind, denn Vermieter müssen dafür sorgen, dass  Betriebskostenabrechnungen rechtzeitig zugehen, die gesetzliche Abrechnungsfrist eingehalten wird.

Betriebskostenabrechnung muss innerhalb der gesetzlichen Frist Mietern zugehen

Das Gesetz regelt, dass die Abrechnung über die Betriebskosten innerhalb eines Jahres nach dem zur Abrechnung anstehenden Zeitraum dem Mieter zugegangen sein muss:
​​​​​​​§ 556 BGB.

• Die Betriebskostenabrechnung für 2023 hätte also bis spätestens zum 31.12.2024 dem Mieter zugehen müssen, wenn kein anderer Abrechnungszeitraum vereinbart ist.
• Manchmal ist im Mietvertrag ein anderer jählicher Abrechnungszeitraum vereinbart 
  (z.B. 01.05. bis 30.04.): 
  Betriebskosten - Vermieter muss Abrechnung rechtzeitig zusenden. 

Zu späte Abrechnung der Betriebskosten durch Vermieter, Hausverwaltung - keine Nachzahlung

• Hat der Vermieter die 12-monatige Abrechnungsfrist versäumt, dann kann er in der Regel keine Nachzahlung für Betriebskosten mehr verlangen:  
  Betriebskostenabrechnung - Zustellung an Silvester noch rechtzeitig? 

• Weist eine zu spät zugegangene Abrechnung ein Guthaben aus, so steht dieses trotzdem den Mietern zu.

  Der Vermieter hat dieses zu überweisen bzw. Mieter können das Guthaben auch verrechnen:  
  Betriebskostenguthaben mit Miete, Forderung des Vermieters verrechnen. 

Vermieter sagt, er hat keine Schuld an dem verspäteten Zugang der Betriebskostenabrechnung

Der Bundesgerichtshof (BGH VIII ZR 249/15 vom 25.01.2017) hat folgenden Fall entschieden:
Es ging um eine vermietete Eigentumswohnung. Der Vermieter meinte, er habe dem Mieter die Abrechnung nicht pünktlich schicken können, weil der Verwalter der Eigentümergemeinschaft die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellt hatte. 

• Das Gericht entschied:
  Auch dafür gilt keine Ausnahme. Der Vermieter müsse sich, wenn die Abrechnung des WEG-Verwalters nicht rechtzeitig erfolgt, darum kümmern. 

Der Vermieter kann sich nicht darauf berufen, dass er selbst die Betriebskostenabrechnung ohne die Angaben des WEG-Verwalters nicht erstellen kann. 

• Nur wenn der Vermieter beweisen kann, dass er trotz ausreichender Bemühung die Abrechnung nicht rechtzeitig erstellen und zusenden konnte, könnte es ausnahmsweise sein, dass Mieter die Nachforderung aus einer verspätet zugegangenen Betriebskostenabrechnung zu zahlen hätten.

Zu späte Betriebskostenabrechnung - Vermieter berechnet nachträglich geänderte Grundsteuer

Ganz selten kommt es vor, dass z.B. Grundsteuerbescheide vom Finanzamt rückwirkend Vermieter belasten - dann können Vermieter eine korrigierte Betriebskostenabrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist ihrem Mieter zusenden, müssen für die für Mieter entstehende Pflicht zur Zahlung aber auch eine Frist beachten.
Betriebskosten für Grundsteuer - nachträglich, für frühere Jahre zahlen? 

Zu späte Betriebskostenabrechnung - Nachzahlung für Betriebskosten zurückfordern

Wer als Mieter die Betriebskostennachforderung für eine Abrechnung bezahlt hat, die erst nach Ablauf der gesetzlichen Jahresfrist zugegangen ist, kann das Geld für die geleistete Nachzahlung vom Vermieter zurückfordern (BGH VIII ZR 94/05 ).  

Bei der von Vermietern einzuhaltenden Frist handelt es sich um eine eine Ausschlussfrist:
Zu späte Abrechnung Betriebskosten - Nachzahlung zurückholen.