Verwaltungskosten sind für Mieter keine Betriebskosten

In einer Betriebskostenabrechnung darf der Vermieter keine Verwaltungskosten, auch keine Verwaltungskostenpauschale als Betriebskosten für Mieter berechnen denn Verwaltungskosten müssen Vermieter selbst tragen, zahlen.

Voraussetzung für die Umlage der Betriebskosten auf Mieter

Betriebskosten für die Wohnung müssen Mieter nur zahlen, wenn die Übertragung der Betriebskosten auf den Mieter vertraglich vereinbart ist.

Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, das steht in der Betriebskostenverordnung:
Betriebskostenverordnung - welche Kosten sind Betriebskosten? 

Sonstige Kosten als Betriebskosten - hier können Verwaltungskosten versteckt sein

Vermieter versuchen manchmal, auf die Mieter nicht umlegbare Betriebskosten unter der Position "Sonstige Betriebskosten" zusammenzufassen und abzurechnen, auch Verwaltungskosten, z.B. Bankgebühren.
Um herauszufinden, ob nicht umlegbare Kosten als "Sonstige Betriebskosten" abgerechnet sind, ist es erforderlich, dass Mieter die Unterlagen, die Belege zur Abrechnung prüfen:
Betriebskostenabrechnung - Belege für Widerspruch einsehen, prüfen 

Vermieter verlangt Verwaltungspauschale, Kosten für Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Nicht erlaubt ist es, wenn der Vermieter für die Erstellung der Abrechnung z.B. einfach 20 € dem Mieter belastet. Eine solche Gebühr ist nicht zulässig, denn die dem Vermieter entstehenden Verwaltungskosten muss er immer selbst tragen und deshalb dürfen diese nicht auf Mieter umgelegt werden.
Betriebskostenabrechnung - Verwaltungskosten keine Betriebskosten 

Unzulässig berechnete Betriebskosten können Mieter zurückfordern

Auch wenn für die aktuelle Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung schon gezahlt wurde, so können Mieter innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 12 Monaten trotzdem zu viel berechnete Betriebskosten zurückbekommen, zurückfordern:
Zahlung Nachforderung für Betriebskosten - Abrechnung hat Fehler 
​​​​​​​Betriebskostenabrechnung - häufige Fehler, Gründe für Widerspruch 

• Betriebskostenabrechnung enthält nicht umlegbare Kosten 
  

Vermieter verlangt Gebühr für die Erstellung der Bescheinigung nach § 35 a EStG

Möchte der Vermieter für die Bescheinigung eine Gebühr, so kann dies zulässig sein, wenn der Mieter die Bescheinigung ausdrücklich wünscht. 
Manche Gerichte sehen in der Ausstellung der Bescheinigung eine mietvertragliche Nebenpflicht des Vermieters, aber nicht jedes Gericht sieht das so.

Es setzt sich immer mehr durch, dass der Vermieter nur Mindestanforderungen wegen des Ausweises von Kosten nach § 35 EStG in der Betriebskostenabrechnung erfüllen muss.

Die Angaben des Vermieters müssen den Mieter in die Lage versetzen, sich sozusagen selbst eine Bescheinigung zu erstellen, bzw. es muss mit den Angaben in der Betriebskostenabrechnung möglich sein, die Kosten als Steuererparnis geltend zu machen:
Erstellung und Kosten einer Bescheinigung nach § 35 a EStG

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Unberechtigte Betriebskosten vom Vermieter zurückfordern

Werden Mieter mit Betriebskosten belastet, die im Mietvertrag nicht ausdrücklich vereinbart sind, wie z.B. die Dachrinnenreinigung, bzw. nicht zulässig sind, wie Verwaltungskosten, dann sind solche Kosten nicht zu zahlen bzw. Mieter können diese vom Vermieter zurückfordern.
Sonstige Betriebskosten, neue Betriebskosten in der Abrechnung