Prüfung Betriebskostenabrechnung - Belege fehlen, was tun?

Nimmt man als Mieter sein Recht auf Einsicht in die Belege für die Betriebskostenabrechnung wahr, dann kommt es vor, dass nicht alle gewünschten Belege für die Prüfung vorhanden sind, Unterlagen für die Prüfung von Abrechnungspositionen unvollständig sind.

Prüfung Betriebskostenabrechnung - Nachweis über die Zahlung der Betriebskosten 

Es kommt auch vor, dass Unterlagen über die Bezahlung von aufgewendeten Bewirtschaftungskosten fehlen.
Betriebskostenabrechnung prüfen – Zahlungsbelege, Kontoauszüge 

Es ist möglich, bei der Prüfung der Unterlagen über die Betriebskostenabrechnung Notizen zu machen, Unterlagen zu fotografieren:
Betriebskosten, Unterlagen prüfen - Fotos, Notizen 

Für die Prüfung der Betriebskostenabrechnung besteht Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege:
Prüfung Betriebskostenabrechnung – Originalbelege als Voraussetzung 

Prüfung Betriebskostenabrechnung - was tun, wenn Unterlagen, Rechnungen, Belege fehlen?

In einem solchen Fall haben Mieter üblicherweise Anspruch darauf, dass Kopien der fehlenden Belege zugeschickt werden. 

• Voraussetzung dafür ist, dass schriftlich die fehlenden Belege angefordert werden und gleichzeitig die Zusendung verlangt wird.  
  Betriebskostenabrechnung prüfen - Kopien der Belege bekommen 

Betriebskostenabrechnung prüfen - Schriftlich fehlende Unterlagen und Belege anfordern

Diese Aufforderung sollte möglichst bald nach der Einsichtnahme an den Verwalter / Eigentümer geschickt werden. 

Kommt es zum Streit vor Gericht, dann kann es sehr wichtig sein, genau aufzuführen welche Unterlagen nicht vorgelegt wurden - der Nachweis darüber, dass die fehlenden Belege beanstandet und nachgefordert wurden, sollte nachweisbar virhanden sein.   
Zustellungsnachweis - Sicherer Versand für Schreiben, Briefe

Fehlende Belege bei einer Betriebskostenabrechnung - muss die Nachzahlung erfolgen? 

• Solange eine Prüfung bzw. die Belegeinsicht ganz verweigert wird, oder nur unvollständige Belege vorgelegt werden, ist eine etwaige Nachzahlungsforderung aus einer Abrechnung nicht zahlen: 
  Betriebskostenabrechnung - Prüfen der Belege nicht möglich 
• Die meisten Gerichte erkennen dieses Zurückbehaltungsrecht an: 
  Zurückbehaltungsrecht für Mieter - Miete, Zahlungen zurückbehalten 

Dieses Recht gilt jedenfalls so lange, wie die Belege zur Abrechnung nicht geprüft werden können, der Vermieter / der Verwalter dafür verantwortlich ist, Mieter selbst keine Schuld daran haben.

Belege zu Betriebskosten erhalten - Widerspruch begründen, Einwendungen nachholen

Sind die fehlenden Belege zugeschickt worden, dann sind darauf gestützte Einwendungen gegen die Abrechnung dem Vermieter schriftlich zur Kenntnis zu geben

- die Empfehlung lautet: innerhalb von 2 - 3 Wochen.

Auch für dieses Schreiben sollte für einen Nachweis über den Zugang gesorgt werden:
Zeitpunkt der Zustellung von Briefen - Nachweis, Beweis des Zugangs  

• Sind keine Einwände möglich, bzw. haben sich diese durch die Vorlage der Belege erledigt, dann sollte eine zurückbehaltene Betriebskostennachzahlung umgehend gezahlt werden.