Prüfung der Belege, Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung

Alle Belege zu der Betriebskostenabrechnung der Wohnung können Mieter prüfen - es besteht für Mieter ausdrücklich das Recht zur Prüfung der zur Abrechnung gehörenden Unterlagen. 

Prüfung der Belege zur Betriebskostenabrechnung innerhalb der Widerspruchsfrist

Die Prüfung muss innerhalb der Einwendungsfrist von einem Jahr geschehen und ist oft erforderlich, damit man einen Widerspruch gegen die Abrechnung oder einzelne Positionen begründen kann - das verlangen auch Gerichte. Für die Prüfung gilt, dass die Originalbelege vorzulegen sind:
Betriebskostenabrechnung - Belegeinsicht für Widerspruch.

Die gesetzliche Regelung für das Recht zur Prüfung der Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung der Wohnung findet sich in § 259 BGB, Satz 1.

Vorbereitung der Prüfung einer Betriebskostenabrechnung der Mietwohnung

Zur Vorbereitung der Prüfung der Betriebskostenabrechnung ist es gut, wenn Sie die aktuell zugesandte Abrechnung mit der vorangegangenen Abrechnung vergleichen:

• Sind Kostenpositionen höher als bisher?
• Wurden Kosten anders, z.B. mit einem anderen Verteilungsschlüssel, als im Vorjahr abgerechnet:
  Änderung Umlageschlüssel Betriebskosten - Verbrauch, Verursachung. 
• Sind neue Betriebskosten enthalten?
  Betriebskostenabrechnung enthält neue Betriebskosten.
• Bestehen Zweifel, ob bestimmte abgerechnete Kosten überhaupt entstanden sind?
  Vermieter rechnet Eigenleistungen als Betriebskosten ab.
• Sind Kostenpositionen berechnet, die keine Betriebskosten sind?
  Betriebskostenverordnung - welche Kosten sind Betriebskosten? 
  Verwaltungskosten sind z.B. keine Betriebskosten:
  Verwaltungskosten sind für Mieter keine Betriebskosten.
• Entspricht die Abrechnung den formellen Anforderungen:
  Betriebskostenabrechnung Wohnung - formelle Anforderungen.​​​​​​​
• Welche Fehler sind häufiger in Betriebskostenabrechnungen enthalten:
  Betriebskostenabrechnung - häufige Fehler, Gründe für Widerspruch.

Prüfung aller Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung

Mieter können die Vorlage aller Belege durch den Vermieter oder dessen Hausverwaltung verlangen.
Es ist ggf. zu überlegen, welche Unterlagen Sie sehen möchten und ob Sie dies dem Vermieter bzw. dem Verwalter schon vorher genauer mitteilen oder erst im Termin. Wichtig sind zunächst die Rechnungen für die jeweilige Betriebskostenposition, aber oft ist es sinnvoll, auch die Zahlungsbelege vorlegen zu lassen.
Betriebskostenabrechnung prüfen – Zahlungsbelege, Kontoauszüge. 

Belege zur Betriebskostenabrechnung prüfen - Prüfung von Unterlagen genauer ankündigen

Oft ist es besser schon vor der Einsicht in die Belege mitzuteilen, welche Unterlagen Sie sehen möchten, damit diese dann auch tatsächlich zum vereinbarten Termin vorliegen.

- Erscheinen Ihnen die angesetzten Kosten z.B. für Gartenpflege zu hoch, dann möchten Sie z.B. die betreffenden Rechnungen der Gartenbaufirma, eines Dienstleisters sehen. 

- Wollen Sie die berechnete Grundsteuer prüfen, dann brauchen Sie dazu den Grundsteuerbescheid. 

- Sind Sie der Meinung, dass die Kosten für den Hauswart angesichts dessen Tätigkeit nicht plausibel oder zu hoch sind, so lässt sich aus dem Hauswartvertrag entnehmen, welche Pflichten der Hauswart, Hausmeister hat. Ein Pauschalvertrag mit dem Hausmeister berechtigt Vermieter nicht zur Berechnung von Betriebskosten:
Betriebskosten Hausmeister - Pauschalvertrag ist keine Grundlage. 

- Haben Sie Zweifel, dass eine Rechnung gar nicht bezahlt wurde, dann können Sie die Vorlage des Zahlungsbelegs verlangen.
Prüfung Betriebskostenabrechnung - Kontoauszüge, Quittungen einsehen.

• Haben Sie Fragen zum Inhalt der Belege, versuchen Sie diese möglichst sofort zu klären. 
• Wenn Sie von wichtigen Belegen keine Kopien erhalten, können Sie diese auch fotografieren. 
• Wenn Belege fehlen, veraltet oder unvollständig sind, bemängeln Sie das gleich vor Ort, und verabreden Sie, wie es weitergehen soll, z.B. ob Ihnen Unterlagen zugesendet werden. 

Es ist durchaus sinnvoll, nach dem Einsichtstermin schriftlich, z.B. per Mail an den Vermieter oder die Verwaltung festzuhalten, was fehlte, was ggf. zwischen Ihnen und dem Vermieter bzw. dem Verwalter vereinbart wurde (z.B., es wurde zugesagt, dass Sie Kopien fehlender Unterlagen erhalten), usw. 

Kosten in der Betriebskostenabrechnung unklar - Vertrag vorlegen lassen

Geben die Belege kein klares Bild, bleibt z.B. unklar, ob in den Hausmeisterkosten auch Kosten von kleinen Instandsetzungen oder Kosten für Verwaltungsarbeiten enthalten sind, die Mietern nicht als Betriebskosten berechnet werden dürfen:
Betriebskostenabrechnung - Hausmeisterkosten als Betriebskosten,

dann kann der Bedarf bestehen, dass die zugehörigen Verträge geprüft werden:
Prüfung der Betriebskosten - Anspruch der Mieter auf Vorlage von Verträgen.

Die Prüfung eines Vertrags kann auch wichtig sein, wenn es für das Objekt einen Vollwartungsvertrag gibt, da in diesem nicht umlagefähige Reparaturkostenanteile enthalten sein können:
Betriebskostenabrechnung - Vollwartungsvertrag als Betriebskosten.

Prüfung der Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung ergibt Fehler, was können Mieter tun?

Die Belegeinsicht ist nicht dazu da, rechtliche Fragen mit dem Vermieter oder dem Hausverwalter zu diskutieren, sondern um zu prüfen, ob es aussagekräftige Unterlagen für die berechneten Betriebskosten gibt. 

Ergibt sich, dass in der Betriebskostenabrechnung Fehler vorhanden sind, können diese nicht geklärt werden bzw. macht der Vermieter keine Korrektur der Abrechnung,

• dann ist es gut, eine rechtliche Beratung über die Konsequenzen, weitere Vorgehensweise in Anspruch zu nehmen.